IET Londres: Savoy Place explica cómo ampliar el alcance de su evento en línea.

IET Londres: Savoy Place Es la sede del Instituto de Ingeniería y Tecnología, donde un equipo interno de ocho profesionales audiovisuales especializados trabaja para ofrecer soluciones tecnológicas expertas para las numerosas charlas, eventos y reuniones que se celebran cada año en este recinto del centro de la ciudad.

Stefano Raun-Byberg dirige el equipo audiovisual y, aunque ha tenido que trabajar desde casa en las últimas semanas, la creciente demanda de eventos digitales ha hecho que se centre en buscar soluciones como videoconferencias, retransmisiones en directo y reuniones web. Aquí, Stefano resume algunos consejos clave para ampliar el alcance de tu evento virtualmente.

Encontrar la mejor solución:
¡El espectáculo puede continuar! Existen muchas alternativas para llegar al público cuando no se permite viajar. Estamos recibiendo muchas solicitudes de miembros y clientes que buscan opciones para no tener que cancelar sus reuniones importantes.

Las videoconferencias, por ejemplo, son una excelente manera de organizar reuniones donde se requiere comunicación bidireccional pero no es posible reunirse físicamente. Funcionan para reuniones y conferencias de cualquier tamaño, siempre que estén configuradas correctamente. Existen numerosos sistemas para elegir, y Skype, BT Meetings y Zoom son los más utilizados en el Reino Unido. ¡No olvide que hay una diferencia entre Skype for Business y Skype, y que no se conectan entre sí, así que asegúrese de que todos los participantes utilicen el mismo sistema!

Transmisión web Es otra solución segura para presentar un evento a un público amplio o a personas con acceso limitado a internet. Puedes transmitir tu evento en directo a través de una red privada segura o una plataforma pública como YouTube o Facebook; desde presentaciones y lanzamientos de productos hasta desfiles de moda o ceremonias de premios.

Herrada:
Cuando los asistentes no pueden asistir físicamente a tu evento, las opciones de personalización de marca cobran aún más importancia. Quizás tengas que transmitir la reunión desde tu sala de estar o una habitación libre, pero eso no significa que no puedas personalizar el fondo. Zoom, por ejemplo, te permite crear tu propio fondo durante las videoconferencias.

En Savoy Place, diseñamos carteles personalizados para eventos, dejando de lado las pancartas estáticas y la señalización impresa que no solo ocupan espacio, sino que además pueden ser menos visibles para los asistentes que siguen la programación en línea. Esto cobrará aún más importancia cuando volvamos a organizar eventos presenciales: se prevé que las reuniones híbridas se popularicen y que el componente digital sea esencial. ¡Además, la imagen de marca digital tiene plazos de entrega mucho más cortos y ofrece mayor flexibilidad!

Calidad de sonido:
Una de las cosas más molestas para los asistentes es no poder escuchar bien al orador, y esto es especialmente importante si el evento se transmite en directo o se graba. La elección del micrófono, sobre todo para eventos multitudinarios, es fundamental.

Soy un gran defensor del uso de micrófonos de solapa para los oradores, ya que se sujetan discretamente a la ropa y proporcionan un audio nítido, permitiéndoles moverse con libertad por la sala. También son ideales si hay varios oradores en el escenario, evitando así tener que pasar micrófonos de mano. Esto da una imagen mucho más profesional al grabar un evento.

El sonido también es importante en reuniones pequeñas. Una videoconferencia no tiene mucho sentido si los participantes no pueden oír al orador. Es fundamental silenciar el micrófono cuando no se habla, ¡y así se evitan ruidos de fondo incómodos!

Wi-Fi:
Actualmente no existe un estándar industrial para el Wi-Fi en recintos, y se pueden encontrar velocidades y precios muy variados. Lo mismo ocurre en los hogares. Si va a transmitir su evento en directo o interactuar con los asistentes en línea, asegúrese de elegir un recinto con una conexión Wi-Fi adecuada a sus necesidades. Si va a transmitir desde casa, compruebe que su Wi-Fi tenga la capacidad de gestionar el ancho de banda. Le recomiendo evitar las redes Wi-Fi compartidas, abiertas y sin contraseña, ya que no son especialmente seguras y pueden ser lentas. En Savoy Place, ofrecemos una conexión Wi-Fi gratuita y exclusiva por este motivo.

Presentaciones interactivas:
Siempre recomendamos usar Glisser o Slido para presentaciones interactivas, que incluyen muchos elementos interactivos. Estos sistemas son ideales para eventos con participantes en diferentes ubicaciones, ya que pueden acceder al evento desde su teléfono, hacer preguntas durante la presentación e involucrarlos en sesiones interactivas aunque no estén presentes físicamente.