RIBA explica por qué las visitas virtuales a exposiciones son más que una solución temporal.

Las visitas a las instalaciones y a los lugares de celebración son una parte vital del proceso de toma de decisiones a la hora de elegir un lugar para un evento.

Antes de la Covid-19, RIBA organizaba una media de 25 visitas guiadas presenciales al mes, con una tasa de conversión de 62%. Sin embargo, cuando el recinto tuvo que cerrar sus puertas en marzo, el equipo trabajó duro (y rápidamente) para crear una visita virtual para garantizar que los clientes potenciales pudieran seguir teniendo acceso a RIBA en el 66 de Portland Place para que pudieran comprobar por sí mismos todo lo que el lugar tiene para ofrecer.

Para muchos clientes y agentes, las imágenes estáticas o los folletos no son suficientes para hacerse una idea del espacio ni para imaginar lo que se podría lograr. Los recorridos virtuales y las visitas guiadas ofrecen la alternativa perfecta para gestionar las reservas de eventos durante la pandemia de Covid-19, permitiendo a los clientes ver los espacios de primera mano y comprender cómo podrían funcionar para su próximo evento. Pero, al igual que con una visita presencial, es importante aprovechar al máximo la hora en el lugar con el organizador del evento, por lo que el RIBA ha recopilado algunos consejos clave sobre qué tener en cuenta:

• Envíe su resumen del evento antes de la visita guiada. Si el organizador del evento conoce el tipo de montaje que necesita, puede enviarle imágenes adicionales de montajes similares o incluso simular la distribución de los asientos para que la vea durante la visita virtual.
• Resalte cualquiera de los espacios específicos que haya visto en línea o en el folleto y que crea que podrían funcionar para su evento, y pídale al organizador del evento que le muestre todo el espacio para que pueda hacerse una idea del tamaño de la sala, así como ver de cerca cualquiera de sus características únicas mientras considera las opciones de tematización y decoración.
• Pregunte si puede realizar una demostración del recorrido que seguirán los delegados el día del evento, para que pueda ver cómo serán recibidos los invitados y la ruta que seguirán hasta llegar al recinto.
• ¡Haz muchas preguntas! Aprovecha la oportunidad para preguntarle al organizador del evento sobre eventos anteriores que se han celebrado allí y cómo se transformó el espacio, así como sobre cualquier dato curioso del lugar y, por supuesto, los procedimientos que se implementarán para cumplir con las medidas contra el Covid.
• Vea si es posible hablar con el equipo de catering o con algún proveedor específico durante la misma visita virtual para que pueda comprender las opciones disponibles si decide celebrar su evento en el lugar.
• Pregunte sobre material adicional que pueda consultar después de la visita, como folletos, vídeos, imágenes de montajes de eventos anteriores, etc., para ayudarle a tomar una decisión final.
• ¡No dudes en solicitar otra visita virtual si tienes más preguntas o quieres volver a ver el espacio!

Puede que las presentaciones virtuales hayan sido una estrategia impuesta para muchos, pero se han convertido en un elemento básico y existen muchas ventajas al poder ver un recinto virtualmente desde tu escritorio mientras nos adaptamos a la nueva "normalidad" de los eventos.