RIBA explique pourquoi les visites virtuelles sont bien plus qu'une simple solution temporaire.

Les visites de sites et les présentations de lieux constituent une partie essentielle du processus décisionnel lorsqu'il s'agit de choisir un lieu pour un événement.

Avant la pandémie de Covid-19, le RIBA organisait en moyenne 25 visites physiques par mois, avec un taux de conversion de 621 000 visiteurs. Cependant, lorsque le lieu a dû fermer ses portes en mars, l’équipe a travaillé d’arrache-pied (et rapidement) pour créer une visite virtuelle afin de permettre aux clients potentiels d’y accéder malgré tout. RIBA à 66 Portland Place afin qu'ils puissent constater par eux-mêmes tout ce que le lieu a à offrir.

Pour de nombreux clients et agents, les photos ou brochures ne suffisent pas à se faire une idée précise de l'espace ni à imaginer les possibilités. Les visites virtuelles constituent l'alternative idéale pour gérer les réservations d'événements pendant la pandémie de Covid-19, permettant aux clients de découvrir les espaces en personne et de comprendre comment ils pourraient convenir à leur prochain événement. Toutefois, comme pour une visite physique, il est important de tirer le meilleur parti de votre heure sur place avec le responsable événementiel. C'est pourquoi le RIBA a compilé quelques conseils pratiques sur les points à prendre en compte :

• Veuillez transmettre votre cahier des charges avant la visite virtuelle. Si le responsable événementiel connaît le type d'aménagement souhaité, il pourra vous envoyer des images supplémentaires d'aménagements similaires, voire une simulation de la disposition des sièges pour la visite virtuelle.
• Mettez en évidence les espaces spécifiques que vous avez vus en ligne ou dans la brochure et qui pourraient convenir à votre événement, et demandez au responsable événementiel de vous faire visiter l'ensemble de l'espace afin que vous puissiez vous faire une idée de la taille de la salle et observer de près ses caractéristiques uniques, tout en réfléchissant aux options de thème et de décoration.
• Demandez s'il est possible de vous faire une présentation du parcours des délégués tel qu'il se déroulera le jour J, afin de voir comment les invités seront accueillis et quel itinéraire ils emprunteront pour se rendre sur le lieu de l'événement.
• Posez beaucoup de questions ! Profitez-en pour interroger le responsable de l'événement sur les événements précédents qui s'y sont déroulés et sur la façon dont l'espace a été transformé, ainsi que sur les anecdotes insolites concernant le lieu et, bien sûr, sur les mesures sanitaires mises en place pour respecter les règles liées à la Covid-19.
• Essayez de discuter avec l'équipe de restauration ou certains prestataires lors de la même visite virtuelle afin de mieux comprendre les options disponibles si vous décidez d'organiser votre événement sur place.
• Demandez quels sont les documents supplémentaires que vous pourrez consulter après la visite, tels que des brochures, des vidéos, des photos d'événements précédents, etc., afin de vous aider à prendre votre décision finale.
• N'hésitez pas à demander une autre visite virtuelle si vous avez d'autres questions ou si vous souhaitez revoir l'espace !

Si les présentations virtuelles ont pu être une stratégie imposée à beaucoup, elles sont devenues incontournables et les avantages de pouvoir visiter un lieu virtuellement depuis son bureau sont nombreux, alors que nous nous adaptons à la nouvelle ‘ normalité ’ des événements.