Das QEII Centre gibt wertvolle Tipps für die erfolgreiche Durchführung einer Veranstaltung unter Einhaltung der Abstandsregeln.

Als der QEII-Zentrum Stuart Drummond und Jessica Blankson vom Eventmanagement-Team des Veranstaltungsortes bereiten sich darauf vor, ab dem 1. Oktober wieder Veranstaltungen durchzuführen. Sie erzählen uns, wie sehr sie sich darauf freuen, die Atmosphäre von Live-Veranstaltungen wiederzuerleben, und geben einige Tipps, wie man eine Veranstaltung unter Einhaltung der Abstandsregeln durchführen kann.

Worauf freuen Sie sich am meisten, wenn das Zentrum wiedereröffnet?

Wir freuen uns riesig darauf, wieder ins Zentrum zurückzukehren und Veranstaltungen zu organisieren. Der Kontakt mit unseren Kunden und die erfolgreiche Durchführung von Events sind das, was uns begeistert, und das haben wir in den letzten Monaten wirklich vermisst.

Nichts kann das Erlebnis und die Atmosphäre einer Live-Veranstaltung übertreffen: das Summen und Gemurmel der Teilnehmer, die sich austauschen und vernetzen, die Stille, während die Redner branchenführende und wegweisende Präsentationen halten, und der köstliche Duft des Caterings – um nur einige zu nennen.

Es hat sich sehr seltsam angefühlt, nicht im Zentrum zu sein, da wir normalerweise so viel Zeit dort verbringen! Wir mögen es, beschäftigt zu sein und unseren Tagen Struktur zu geben, die uns die Planung und Durchführung von Veranstaltungen bietet, und es wird toll sein, dies wieder tun zu können, da es ein Sommer der Unsicherheit für uns und unsere Kunden war.

 

Welche Zusicherungen können Sie Ihren Kunden hinsichtlich der Sicherheit der Durchführung einer Veranstaltung nach Covid-19 geben?

Wir haben festgestellt, dass unsere Kunden die im Sommer branchenweit geleistete Arbeit zur Vorbereitung und Einhaltung der Vorschriften für die Wiedereröffnung von Veranstaltungsorten als beruhigend empfunden haben. Im QEII Centre konnten wir Raumkapazitätspläne sowie Videos und Dokumente bereitstellen, die den Ablauf von Veranstaltungen im Zentrum veranschaulichen. Ich denke, dies hat unseren Kunden geholfen, die Maßnahmen zu verstehen, die wir zum Schutz von ihnen und ihren Teilnehmern ergreifen.

Wir empfehlen unseren Kunden, einen Besuch vor Ort zu vereinbaren, um sich selbst von den Maßnahmen zu überzeugen und den Ablauf des Veranstaltungsablaufs für die Teilnehmer – vom Betreten des Gebäudes bis zum Verlassen – nachzuvollziehen. Dies trägt auch zur Sicherheit bei, die sich die Kunden und ihre Mitarbeiter hinsichtlich ihrer eigenen Gesundheit und Sicherheit wünschen, beispielsweise durch die Installation von Spuckschutzwänden an den Schreibtischen. Darüber hinaus bietet sich den Kunden die Gelegenheit, Fragen zu den wichtigsten umgesetzten Maßnahmen, wie etwa den Reinigungsplänen, zu stellen.

 

Was sind Ihre fünf wichtigsten Tipps für Kunden unter Berücksichtigung der physischen Distanzierung?

Man vergisst es leicht, aber das Prinzip der Veranstaltungsorganisation ist dem vor Covid-19 sehr ähnlich. Die wichtigsten Änderungen betreffen die Informationen, die den Teilnehmenden vermittelt werden müssen, und die Durchführung bestimmter Prozesse, wie beispielsweise der Registrierung. Unsere Tipps konzentrieren sich auf die Kommunikation im Vorfeld der Veranstaltung und die Zusammenarbeit mit dem Veranstaltungsort, um die Einhaltung der Abstandsregeln zu gewährleisten.

1. Vermeiden Sie Warteschlangen und Wartezeiten durch die Vorregistrierung von Delegierten.
2. Stellen Sie sicher, dass Ihre Delegierten gut vorbereitet zur Veranstaltung erscheinen (z. B. wissen, dass sie bei zu hoher Temperatur nicht zugelassen werden, ob und wann sie Masken tragen müssen usw.).
3. Informieren Sie sich über die Kapazität der gemieteten Räume und prüfen Sie, ob Sie einen größeren Raum benötigen.
4. Die Möglichkeit von Gedränge sollte verringert werden, beispielsweise durch gestaffelte Pausen, um die Anzahl der Delegierten, die sich zu jeder Zeit bewegen, zu kontrollieren.
5. Stellen Sie sicher, dass am Veranstaltungstag Personal und Helfer zur Verfügung stehen, um den Ablauf zu steuern und sicherzustellen, dass die Teilnehmer beim Betreten und Verlassen der Räume das Einbahnstraßensystem befolgen.

 

Welche Fragen sollten Kunden ihrem Eventmanager bei der Planung einer Veranstaltung stellen?

Da dies sowohl für uns als auch für unsere Kunden neu ist, erreichen uns ständig neue Fragen. Es gibt jedoch einige häufig gestellte Fragen, die wir Ihnen gerne beantworten möchten:

• Wie viele Teilnehmer werden in den vom Kunden gebuchten Räumlichkeiten bzw. im gesamten Veranstaltungsort zugelassen?
• Wie viele andere Veranstaltungen finden am selben Tag am Veranstaltungsort statt und wie wird das ablaufen?
• Wie wird der Veranstaltungsraum mit den räumlich distanzierten Kapazitäten aussehen?
• Wie viele Messestände sind zulässig? Inwiefern unterscheidet sich dies je nach Standtyp?
• Wo können Kunden Personal/Helfer zur Durchführung der Veranstaltung positionieren? Muss ich mich an das Einbahnstraßensystem halten?
• Wie wird das Catering organisiert?
• Muss während der Veranstaltung eine Gesichtsmaske getragen werden?
• Welche Technologien oder Alternativen gibt es, um das Handling von Artikeln zu ersetzen?

Wir freuen uns darauf, die Veranstaltungen wieder aufzunehmen und alle unsere Kunden persönlich im QEII Centre begrüßen zu dürfen. Es war schön, über Zoom, Teams und andere Plattformen mit Ihnen in Kontakt zu bleiben, aber nichts geht über das Gefühl, Sie alle persönlich zu sehen!