IET London: Savoy Place zeigt, wie Sie die Reichweite Ihrer Veranstaltung online vergrößern können

IET London: Savoy Place ist der Sitz der Institution of Engineering and Technology, wo ein hauseigenes Team von acht engagierten AV-Experten daran arbeitet, professionelle technische Lösungen für die zahlreichen Vorträge, Veranstaltungen und Treffen bereitzustellen, die jedes Jahr in dem Veranstaltungsort im Stadtzentrum stattfinden.

Stefano Raun-Byberg leitet das AV-Team. Obwohl er in den letzten Wochen im Homeoffice arbeiten musste, hat die steigende Nachfrage nach digitalen Veranstaltungen seinen Fokus auf Lösungen wie Videokonferenzen, Live-Streaming und Webmeetings verlagert. Hier fasst Stefano einige Top-Tipps zusammen, wie Sie die Reichweite Ihrer Veranstaltung virtuell vergrößern können.

Die beste Lösung finden:
Die Show kann weitergehen! Es gibt viele alternative Wege, Ihr Publikum zu erreichen, wenn Reisen nicht möglich sind. Wir erhalten zahlreiche Anfragen von Mitgliedern und Kunden, die nach Alternativen suchen, damit sie ihre wichtigen Termine nicht absagen müssen.

Videokonferenzen eignen sich beispielsweise hervorragend für Meetings, bei denen eine Zwei-Wege-Kommunikation erforderlich, aber nicht physisch möglich ist. Dies funktioniert für Meetings und Konferenzen jeder Größe, sofern die Einrichtung korrekt erfolgt. Es gibt zahlreiche Systeme zur Auswahl, wobei Skype, BT Meetings und Zoom in Großbritannien am häufigsten genutzt werden. Beachten Sie, dass es einen Unterschied zwischen Skype for Business und Skype gibt und diese nicht miteinander kompatibel sind. Stellen Sie daher sicher, dass alle Teilnehmer dasselbe System verwenden!

Webcasting ist eine weitere sichere Lösung, um eine Veranstaltung einem größeren oder schwerer zugänglichen Publikum zu präsentieren. Sie können Ihre Veranstaltung live über ein privates, sicheres Netzwerk oder eine öffentliche Plattform wie YouTube oder Facebook streamen – von Präsentationen über Produkteinführungen und exklusive Modenschauen bis hin zu Preisverleihungen.

Markenbildung:
Wenn Teilnehmer aus physischen Gründen nicht an Ihrer Veranstaltung teilnehmen können, gewinnen die Branding-Optionen noch mehr an Bedeutung. Vielleicht müssen Sie Ihr Meeting aus Ihrem Wohnzimmer oder Gästezimmer streamen, aber das heißt nicht, dass Sie Ihren Hintergrund nicht anpassen können. Zoom beispielsweise ermöglicht es Ihnen, während Videokonferenzen einen eigenen Hintergrund zu erstellen.

Bei Savoy Place fertigen wir individuelle Beschilderungen für Veranstaltungen an und verabschieden uns von statischen Bannern oder gedruckten Schildern, die nicht nur Platz beanspruchen, sondern für Online-Teilnehmer auch weniger gut sichtbar sein können. Dies wird noch wichtiger, sobald wir wieder Präsenzveranstaltungen durchführen können – es wird erwartet, dass hybride Meetings beliebter werden und die digitale Komponente unverzichtbar sein wird. Digitales Branding bietet zudem deutlich kürzere Vorlaufzeiten und mehr Flexibilität!

Klangqualität:
Für die Teilnehmer ist es besonders ärgerlich, den Redner nicht richtig verstehen zu können. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn die Veranstaltung live gestreamt oder aufgezeichnet wird. Die Wahl des Mikrofons ist daher – insbesondere bei größeren Veranstaltungen – von entscheidender Bedeutung.

Ich bin ein großer Fan von Ansteckmikrofonen für Redner. Sie werden diskret an der Kleidung befestigt und liefern klaren Ton, wodurch die Redner sich frei im Raum bewegen können. Ansteckmikrofone sind auch ideal, wenn mehrere Redner auf der Bühne stehen, da so keine Handmikrofone herumgereicht werden müssen. Das wirkt bei Filmaufnahmen einer Veranstaltung deutlich professioneller.

Auch bei kleineren Besprechungen ist guter Ton wichtig. Eine Videokonferenz ist schließlich sinnlos, wenn die Teilnehmer den Sprecher nicht verstehen können. Schalten Sie Ihr Mikrofon daher unbedingt stumm, wenn Sie nicht sprechen – so vermeiden Sie auch peinliche Hintergrundgeräusche!

W-lan:
Es gibt derzeit keinen Branchenstandard für WLAN in Veranstaltungsräumen, und die Geschwindigkeiten und Preise variieren stark. Dasselbe gilt für Privathaushalte. Wenn Sie Ihre Veranstaltung streamen oder online mit Teilnehmern interagieren möchten, wählen Sie einen Veranstaltungsort mit passendem WLAN. Streamen Sie von zu Hause, stellen Sie sicher, dass Ihr WLAN die benötigte Bandbreite bereitstellen kann. Von geteilten WLAN-Netzwerken ohne Passwörter rate ich ab, da diese unsicher und oft langsam sind. Im Savoy Place bieten wir aus diesem Grund ein kostenloses, dediziertes WLAN an.

Interaktive Präsentationen:
Für interaktive Präsentationen empfehlen wir stets Glisser oder Slido, da diese Systeme zahlreiche interaktive Elemente beinhalten. Sie eignen sich hervorragend für Veranstaltungen mit Teilnehmern an verschiedenen Standorten, da diese sich per Smartphone einloggen, Fragen stellen und aktiv an interaktiven Sitzungen teilnehmen können, selbst wenn sie nicht im selben Raum sind.