RIBA erläutert, warum virtuelle Showrounds mehr als nur eine vorübergehende Lösung sind.

Besichtigungen und Vor-Ort-Besichtigungen sind ein wichtiger Bestandteil des Entscheidungsprozesses bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes.

Vor der Covid-19-Pandemie veranstaltete das RIBA durchschnittlich 25 Präsenz-Besichtigungen pro Monat mit einer Konversionsrate von 621 TP3T. Als das Gebäude im März jedoch schließen musste, arbeitete das Team mit Hochdruck daran, eine virtuelle Tour zu erstellen, um potenziellen Kunden weiterhin den Zugang zu ermöglichen. RIBA am Portland Place 66 damit sie sich selbst ein genaues Bild davon machen konnten, was der Veranstaltungsort zu bieten hat.

Für viele Kunden und Agenten reichen Standbilder oder Broschüren einfach nicht aus, um einen Eindruck vom Raum zu vermitteln oder sich vorzustellen, was damit alles möglich ist. Virtuelle Rundgänge und Besichtigungen bieten die perfekte Alternative, um Veranstaltungsbuchungen während der Covid-19-Pandemie abzuwickeln. So können Kunden die Räumlichkeiten aus erster Hand kennenlernen und verstehen, wie sie sich für ihre nächste Veranstaltung eignen. Doch wie bei einer Besichtigung vor Ort ist es wichtig, dass Sie Ihre Stunde vor Ort mit dem Veranstaltungsmanager optimal nutzen. Daher hat RIBA einige wichtige Tipps zusammengestellt, worauf Sie achten sollten:

• Bitte senden Sie uns Ihre Anforderungen für die Veranstaltung vor dem Besichtigungstermin. Wenn der Veranstaltungsmanager weiß, welche Art von Aufbau Sie benötigen, kann er Ihnen zusätzliche Bilder ähnlicher Veranstaltungsaufbauten zukommen lassen oder sogar eine Sitzplatzanordnung als Beispiel für die virtuelle Tour erstellen.
• Markieren Sie alle Räumlichkeiten, die Sie online oder in der Broschüre gesehen haben und die Ihrer Meinung nach für Ihre Veranstaltung geeignet sein könnten, und bitten Sie den Veranstaltungsmanager, Sie durch den gesamten Raum zu führen, damit Sie ein Gefühl für die Größe des Raumes bekommen und sich alle seine besonderen Merkmale aus der Nähe ansehen können, während Sie über Themen- und Dekorationsmöglichkeiten nachdenken.
• Fragen Sie, ob Sie den Ablauf der Veranstaltung für die Teilnehmer nachvollziehen können, damit Sie sehen können, wie die Gäste begrüßt werden und welchen Weg sie zum Veranstaltungsort nehmen.
• Stellen Sie viele Fragen! Nutzen Sie die Gelegenheit, den Veranstaltungsmanager nach früheren Events zu fragen, wie der Raum umgestaltet wurde, nach interessanten Details zum Veranstaltungsort und natürlich nach den geltenden Corona-Schutzmaßnahmen.
• Prüfen Sie, ob es möglich ist, während der virtuellen Tour mit dem Catering-Team oder bestimmten Anbietern zu sprechen, um sich über die verfügbaren Optionen zu informieren, falls Sie Ihre Veranstaltung an diesem Veranstaltungsort ausrichten möchten.
• Fragen Sie nach zusätzlichem Material, das Sie nach der Besichtigung einsehen können, wie Broschüren, Videos, Bilder von früheren Veranstaltungsaufbauten usw., um Ihnen bei Ihrer endgültigen Entscheidung zu helfen.
• Scheuen Sie sich nicht, nach einer weiteren virtuellen Besichtigung oder Tour zu fragen, wenn Sie weitere Fragen haben oder den Raum noch einmal sehen möchten!

Virtuelle Showrooms mögen für viele eine erzwungene Strategie gewesen sein, aber sie sind mittlerweile ein fester Bestandteil geworden und es gibt so viele Vorteile, einen Veranstaltungsort virtuell vom Schreibtisch aus betrachten zu können, während wir uns an die neue "Normalität" von Veranstaltungen anpassen.