Generando confianza en los eventos híbridos con IET London: Savoy Place

El término "eventos híbridos", que combina elementos de un evento presencial con una audiencia virtual, es uno que escuchamos con más frecuencia que nunca. Como ocurre con cualquier cosa nueva y en gran medida desconocida, es probable que muchos organizadores de eventos tengan algunas reservas a la hora de organizar un evento híbrido por primera vez, pero los espacios orientados a la tecnología IET Londres: Savoy Place ha respondido a estas posibles preocupaciones con algunas ideas tranquilizadoras y consejos prácticos.

¿Y si la tecnología me falla?
Este año, todos nos hemos acostumbrado a las videollamadas fallidas por Zoom y a las pantallas de ordenador que se congelan en medio de una conversación, pero trabajar con un espacio que ofrezca la mejor tecnología para eventos, seleccionada por profesionales audiovisuales con experiencia, puede ayudar a mitigar esta preocupación. Invertir en una producción adecuada significa no tener que preocuparse por problemas de sonido o técnicos.

Para tranquilizar aún más a los asistentes, existen maneras de minimizar el riesgo, por ejemplo, combinando grabaciones pregrabadas con sesiones de preguntas y respuestas en directo. Con el equipo de profesionales adecuado, la producción puede ser impecable, dando la impresión de un evento totalmente en directo, pero aliviando enormemente la presión tanto para los ponentes como para el organizador, ya que gran parte del contenido está preparado con antelación. Esto también permite disponer de tiempo para editar y mejorar las grabaciones o añadir pantallas de espera relevantes entre sesiones.

 

No tengo experiencia en la organización de eventos híbridos.
¡Por eso es importante trabajar con personas que tengan experiencia! La ventaja de trabajar con un espacio que ofrece su propio equipo de audiovisuales y filmación es que no se trata solo de un grupo esporádico de personas con experiencia que se reúnen para organizar tu evento, sino de un equipo integrado de expertos familiarizados con cada rincón del lugar.

Trabajar con un espacio físico le da mucha más credibilidad a un evento híbrido, con un escenario e iluminación impresionantes que no se pueden reemplazar fácilmente con una plataforma online básica. Te sorprendería lo mucho que la experiencia previa de un organizador de eventos en la organización de eventos en vivo se puede transferir en términos de estrategia, organización y atención al detalle; por lo tanto, unir fuerzas con un equipo audiovisual y un coordinador interno significa que todo estará cubierto para una ejecución impecable.

 

Todo esto suena bastante caro de operar.
El coste de un evento híbrido cubre la experiencia y pericia de un equipo de profesionales del recinto, así como todo el equipamiento técnico necesario para una producción de calidad y una plataforma de retransmisión en directo. Sin embargo, existen maneras de ahorrar dinero y reducir costes. Por ejemplo, donde la mayor parte del presupuesto de un evento de mayor envergadura se destinaría a alquilar un espacio con capacidad para 500 personas, ahora se puede alquilar un espacio mucho más pequeño, con la mayoría de los asistentes participando virtualmente, lo que reduce considerablemente el precio del alquiler. Del mismo modo, reducir los gastos de catering es probablemente la forma más rentable de ahorrar dinero y libera presupuesto adicional para cubrir el coste de la tecnología, el audio y vídeo y las soluciones de retransmisión.

Dependiendo del tamaño y el tipo de evento, debería ser muy factible gastar menos en un evento híbrido que en un evento totalmente presencial.

 

La tecnología no es mi fuerte.
No es necesario que lo sea. Sin embargo, el organizador debe elegir una plataforma que se ajuste a los objetivos de su evento. Por ejemplo, ¿es prioritario contar con una presencia online integrada para los patrocinadores o facilitar la interacción con el público durante los seminarios? Existen numerosas demostraciones gratuitas disponibles online, y los organizadores deberían experimentar participando ellos mismos en eventos virtuales para ver las diferentes plataformas en funcionamiento.

Gran parte de la responsabilidad de comprender la tecnología recae en el recinto, lo que alivia la presión sobre el organizador. El equipo de eventos del recinto debe dominar la terminología técnica, desglosándola en información comprensible que proporcione al organizador suficiente detalle sin abrumarlo con jerga innecesaria.

 

¿Cómo puedo mantener el interés de los delegados?
Podría decirse que los eventos híbridos ofrecen incluso más oportunidades de interacción que los eventos presenciales, especialmente para quienes no se sienten seguros al hablar en persona. Algunas plataformas están diseñadas específicamente para fomentar la interacción y ofrecen chats para establecer contactos y realizar preguntas y respuestas. Otras, como Slido y las encuestas en línea, permiten recopilar datos y opiniones en tiempo real. Esta tecnología se ha utilizado con frecuencia en conferencias y sesiones educativas presenciales, y resulta igual de eficaz para los asistentes virtuales.

Gran parte de la interacción en eventos presenciales ya se ha trasladado al ámbito virtual. Es posible que la gente tuitee durante una conferencia o comparta opiniones en línea para iniciar una conversación virtual estando físicamente presente en un evento, y aconsejamos a los organizadores que animen a los asistentes a hacer lo mismo durante los eventos híbridos.

 

Cinco consejos clave para organizar un evento híbrido exitoso:

1. Elige una plataforma de streaming adecuada para satisfacer tus necesidades.
2. Mantén una mentalidad abierta respecto al formato del evento y el número de delegados presenciales para que pueda adaptarse con poca antelación de acuerdo con cualquier nueva actualización del gobierno.
3. Considere la posibilidad de integrar una combinación de contenido pregrabado y transmisión en vivo.
4. Utilice un lugar con experiencia por su pericia y credibilidad en eventos.
5. Interactúa tanto con tu audiencia presencial como virtual.