Le Centre QEII propose des conseils pratiques pour organiser un événement réussi en respectant la distanciation sociale.

Comme le Centre QEII Alors que le lieu se prépare à organiser à nouveau des événements à partir du 1er octobre, Stuart Drummond et Jessica Blankson, membres de l'équipe de gestion événementielle, nous expliquent comment ils envisagent de retrouver l'effervescence des événements en direct et nous donnent quelques conseils sur la manière d'organiser un événement en respectant la distanciation physique.

Qu’attendez-vous avec impatience une fois le Centre rouvert ?

Nous avons hâte de retourner au Centre et de recommencer à organiser des événements. L'interaction avec nos clients et la réussite des événements sont ce qui nous passionne et cela nous a vraiment manqué ces derniers mois.

Rien ne peut égaler l'expérience et l'ambiance d'un événement en direct : le murmure des délégués qui interagissent et tissent des liens, le silence pendant les présentations novatrices et marquantes des conférenciers, et les délicieux arômes des plats de restauration, entre autres.

Ne pas être au Centre a été très étrange, car nous y passons habituellement beaucoup de temps ! Nous aimons être occupés et avoir une structure dans nos journées, ce que nous apporte la planification et l'organisation d'événements. Ce sera formidable de retrouver cette activité, car cet été a été marqué par l'incertitude, tant pour nous que pour nos clients.

 

Quelles garanties pouvez-vous offrir à vos clients quant à la sécurité de l'organisation d'un événement après la COVID-19 ?

Nous avons constaté que les clients ont été rassurés par le travail accompli par l'ensemble du secteur cet été pour préparer les lieux et les rendre conformes aux normes en vue de leur réouverture. Au Centre QEII, nous avons pu fournir des plans de capacité des salles ainsi que des vidéos et des documents illustrant le déroulement des événements. Je pense que ces éléments ont permis aux clients de constater les mesures que nous mettons en place pour assurer leur sécurité et celle de leurs participants.

Nous encourageons nos clients à réserver une visite des lieux afin de constater par eux-mêmes les mesures mises en place et de comprendre le parcours des participants, de leur arrivée à leur départ. Cela contribuera également à les rassurer quant à leur santé et leur sécurité, ainsi que celles de leur personnel, notamment grâce à l'installation d'écrans de protection aux bureaux. Ce sera aussi l'occasion pour nos clients de poser des questions sur les principales mesures appliquées, telles que les protocoles de nettoyage.

 

Quels sont vos cinq principaux conseils à donner aux clients lorsqu'il s'agit de respecter la distanciation physique ?

On l'oublie facilement, mais le principe d'organisation d'un événement reste très similaire à celui d'avant la Covid-19. Les principaux changements concernent les informations à communiquer aux participants et le déroulement de certains processus, comme l'inscription. Nos conseils portent sur la communication avant l'événement et la collaboration avec le lieu de l'événement afin de garantir le respect des distances physiques.

1. Éliminez les files d'attente en préinscrivant les délégués.
2. Assurez-vous que vos délégués se présentent à l'événement préparés (par exemple, qu'ils sachent qu'ils ne seront pas autorisés à entrer si leur température est trop élevée, s'ils doivent porter un masque et quand ils doivent le porter ou non, etc.).
3. Assurez-vous de connaître la capacité des salles que vous avez louées et déterminez si vous devez déménager dans un espace plus grand.
4. Réduisez les risques de surpopulation, par exemple en envisageant d'échelonner les pauses afin de contrôler le nombre de délégués se déplaçant simultanément.
5. Prévoyez du personnel et des assistants disponibles le jour J pour gérer le flux de participants et veiller à ce que les délégués respectent le sens unique de circulation à l'entrée et à la sortie des salles.

 

Quelles questions les clients devraient-ils poser à leur organisateur d'événements lors de la planification d'un événement ?

Comme il s'agit d'une nouveauté pour nous et nos clients, nous recevons constamment de nouvelles questions, mais il existe quelques questions fréquentes auxquelles nous serions heureux de répondre :

• Combien de délégués seront autorisés dans les espaces réservés par le client / dans l'ensemble du lieu ?
• Combien d'autres événements sont prévus dans la même salle le même jour et comment cela va-t-il se passer ?
• À quoi ressemblera l'espace événementiel avec les capacités d'accueil physiquement distanciées ?
• Combien de stands d'exposition sont autorisés ? Comment cela varie-t-il selon le type de stand ?
• Où les clients peuvent-ils positionner leur personnel/leurs assistants pour gérer l'événement ? Devrai-je respecter le sens de circulation unique ?
• Comment le service traiteur sera-t-il assuré ?
• Le port du masque sera-t-il obligatoire pendant l'événement ?
• Quelles technologies ou options existent pour remplacer la manutention des articles ?

Nous avons hâte que les événements reprennent et de revoir tous nos clients en personne au Centre QEII. Nous avons été ravis de rester en contact avec vous via Zoom, Teams et autres plateformes, mais rien ne remplace le plaisir de vous voir tous en face à face !