IET Londres : Savoy Place explique comment étendre la portée de votre événement en ligne.

IET Londres : Savoy Place Il abrite l'Institution of Engineering and Technology, où une équipe interne de huit professionnels de l'audiovisuel dévoués travaille à fournir des solutions techniques expertes pour les nombreuses conférences, événements et réunions organisés chaque année dans ce lieu du centre-ville.

Stefano Raun-Byberg dirige l'équipe audiovisuelle. Bien qu'il ait dû télétravailler ces dernières semaines, la demande croissante d'événements numériques l'a amené à se concentrer sur des solutions telles que la visioconférence, la diffusion en direct et les réunions en ligne. Stefano nous livre ici quelques conseils clés pour étendre la portée de votre événement en ligne.

Trouver la meilleure solution :
Le spectacle peut continuer ! Il existe de nombreuses solutions alternatives pour toucher votre public lorsque les déplacements sont impossibles. Nous recevons de nombreuses demandes de membres et de clients qui recherchent des solutions pour ne pas avoir à annuler leurs réunions importantes.

La visioconférence, par exemple, est idéale pour organiser une réunion nécessitant une communication bidirectionnelle, mais impossible en présentiel. Elle convient aux réunions et conférences de toutes tailles, à condition d'être correctement configurée. De nombreux systèmes sont disponibles ; Skype, BT Meetings et Zoom sont les plus utilisés au Royaume-Uni. Attention : Skype Entreprise et Skype sont différents et ne sont pas compatibles. Assurez-vous donc que tous les participants utilisent le même système !

Webdiffusion Il s'agit d'une autre solution sécurisée pour présenter un événement à un large public ou à des personnes moins accessibles. Vous pouvez diffuser votre événement en direct via un réseau privé et sécurisé ou une plateforme publique comme YouTube ou Facebook – qu'il s'agisse de présentations, de lancements de produits, de défilés de mode confidentiels ou de remises de prix.

Image de marque :
Lorsque les participants ne peuvent pas se déplacer pour assister à votre événement, les options de personnalisation prennent une importance accrue. Vous devrez peut-être diffuser votre réunion depuis votre salon ou votre chambre, mais cela ne vous empêche pas de personnaliser votre arrière-plan. Zoom, par exemple, vous permet de créer votre propre arrière-plan lors des visioconférences.

À Savoy Place, nous créons des signalétiques sur mesure pour vos événements, délaissant les bannières statiques et les panneaux imprimés qui, en plus d'occuper de l'espace, sont moins visibles pour les participants en ligne. Ce choix deviendra encore plus crucial lorsque nous pourrons à nouveau organiser des événements en présentiel : les réunions hybrides devraient se généraliser et le volet numérique devenir indispensable. De plus, la stratégie de marque numérique est beaucoup plus rapide à mettre en œuvre et offre une plus grande flexibilité !

Qualité sonore :
L'une des choses les plus frustrantes pour les participants est de ne pas pouvoir entendre correctement l'orateur, surtout si l'événement est diffusé en direct ou filmé. Le choix du microphone est donc primordial, notamment pour les grands événements.

J'apprécie beaucoup l'utilisation du micro-cravate pour les intervenants : discrètement fixé à leurs vêtements, il offre un son clair et leur permet de se déplacer librement dans la salle. C'est également la solution idéale lorsqu'il y a plusieurs intervenants sur scène, car cela évite de se passer des micros à main. Le résultat est beaucoup plus professionnel lors d'un enregistrement vidéo.

Le son est tout aussi important pour les réunions en petit comité. Une visioconférence n'a guère d'intérêt si les participants n'entendent pas l'orateur. Il est donc essentiel de couper son micro lorsqu'on ne parle pas ; cela permet également d'éviter les bruits de fond gênants.

Wi-Fi :
Il n'existe actuellement aucune norme pour le Wi-Fi dans les lieux de réception, et les débits et les tarifs varient considérablement. Il en va de même pour les domiciles. Si vous prévoyez de diffuser votre événement en direct ou d'interagir en ligne avec les participants, assurez-vous de choisir un lieu disposant d'un Wi-Fi adapté à vos besoins. Si vous diffusez depuis chez vous, vérifiez que votre connexion Wi-Fi est suffisamment rapide. Je vous déconseille les réseaux Wi-Fi partagés, ouverts et sans mot de passe, car ils sont peu sécurisés et souvent lents. C'est pourquoi, au Savoy Place, nous proposons un accès Wi-Fi gratuit et dédié.

Présentations interactives :
Nous recommandons systématiquement l'utilisation de Glisser ou Slido pour les présentations interactives, qui intègrent de nombreux éléments interactifs. Ces systèmes sont particulièrement adaptés aux événements avec des participants répartis sur différents sites : vous pouvez leur demander de se connecter via leur téléphone, poser des questions en cours de route et les faire participer à des sessions interactives même à distance.