Regent's Conferences & Events partage son expérience de gestion d'un lieu pendant la pandémie

Naviguer à travers les défis insondables posés par la COVID-19 a été un véritable test pour l'ensemble du secteur, et en tant qu'équipe événementielle, Regent's a plus que jamais compris le rôle crucial que joue la communication dans la réussite.

Conférences et événements de Regent Notre entreprise a eu la chance de pouvoir poursuivre ses activités en toute sécurité pendant la majeure partie de la pandémie grâce à son appartenance à une université, car nombre de nos clients ont dispensé des formations et des programmes éducatifs. Nous avons accueilli des clients réguliers, lorsque cela était autorisé, depuis août dernier jusqu'au confinement actuel.

Outre la mise en œuvre rigoureuse des mesures de sécurité et les évaluations approfondies des risques, tant en interne que pour les clients, la véritable formule gagnante a été la communication et la persévérance de notre personnel.

 

Liaison avec le client
Tous nos clients, quel que soit le type ou la taille de leur événement, bénéficient d'une formation complète avant leur arrivée sur le site afin de connaître leurs responsabilités. Celles-ci incluent généralement la prise de température des participants à l'accueil et l'enregistrement sans contact, le respect des mesures de distanciation sociale dans les salles et dans l'ensemble du bâtiment, ainsi que la séparation des groupes dans les espaces communs tels que les cafés et les restaurants. Le fait de communiquer sur notre statut de site sécurisé accrédité par l'AIM Secure de l'association Meetings Industry Association et par Visit Britain (‘ We're Good to Go ’) a largement contribué à rassurer nos clients quant à nos efforts pour garantir leur sécurité.

Plus important encore, l'équipe a accompagné ses clients dans l'évaluation des risques, la rédaction des méthodes de travail et le maintien d'une communication fluide afin de les rassurer, ainsi que leurs participants, quant à la sécurité des conditions. Présents sur le campus à chaque fois que des participants s'y trouvaient et lors de chaque visite organisée, ils ont permis de traverser cette période sans aucun cas de COVID-19 sur le campus.

La London School of Sports Massage loue des salles de cours au Regent's College London depuis plus de 25 ans. Suite à un événement récent, l'école a déclaré : “ Leur équipe administrative nous a toujours offert un service exceptionnel et c'est un plaisir de collaborer avec elle. Leurs efforts pour nous aider à reprendre nos cours après le confinement lié à la Covid-19, ainsi que les protocoles sanitaires mis en place, ont été particulièrement remarquables et nous leur en sommes extrêmement reconnaissants. ”

 

Communication interne de l'équipe
La communication au sein de notre petite équipe a été plus importante que jamais, car nous avons dû nous adapter à de nouveaux horaires, des plannings tenant compte des congés et un effectif réduit sur le campus. Des réunions d'équipe régulières et l'utilisation constante de notre groupe WhatsApp ont permis à chacun de clarifier les responsabilités partagées, de rester informé des actualités clients et, surtout, de prendre des nouvelles les uns des autres et de s'entraider durant cette période extrêmement difficile.

Concernant l'impact de la pandémie, notre coordinatrice événementielle Esta Verzoviti a déclaré : “ Au cours de cette année écoulée, j'ai énormément apprécié de faire partie d'une petite équipe. L'incertitude nous a rapprochés et nous nous sommes soutenus mutuellement, tant sur le plan professionnel que personnel. ”

 

Communication inter-campus
La nécessité de maintenir une communication interdépartementale s'est considérablement accrue afin de partager les informations relatives à l'évolution constante de la réglementation dans le secteur de l'éducation et son impact sur le secteur de l'hôtellerie-restauration, et inversement. Compte tenu de l'étendue de notre établissement, qui s'étend sur 4,5 hectares, nous avons dû augmenter la fréquence de nos réunions et le nombre de services avec lesquels nous communiquons, afin de garantir la prise en compte de toutes les autres activités prévues par l'Université. Nous avons pris en charge certaines responsabilités d'autres services les week-ends afin de limiter le nombre de personnes présentes sur le campus. Nous avons également conçu et mis en œuvre un système plus efficace d'enregistrement des participants se rendant sur le campus pour notre service des installations, à des fins de traçabilité, système qui a ensuite été étendu à tous les visiteurs.

Suite à une expérience d'introduction et une formation continue organisées récemment avec nous, Bi-Aura International a déclaré : “ Dès notre arrivée, nous avons constaté que le lieu avait mis en place toutes les mesures nécessaires pour garantir une sécurité maximale pendant la pandémie de COVID-19 : le personnel portait des masques, les couloirs étaient clairement balisés avec des sens de circulation uniques et la configuration des salles de réunion facilitait grandement le respect de la distanciation sociale. L'assistant de restauration qui s'est occupé des rafraîchissements était professionnel et très aimable, et nous avons été agréablement surpris de recevoir gratuitement de délicieux biscuits à notre arrivée ! »

“ Nous revenons régulièrement car toute l'équipe fait de son mieux pour que nous profitions tous de l'expérience et nous tenons à remercier toute l'équipe des conférences de l'Université Regent pour son soutien dans la planification d'événements en ces temps en constante évolution. ”

Un autre client a commenté : “ Rafael et son équipe événementielle ont veillé à ce que mes événements se déroulent dans le respect des mesures sanitaires liées à la Covid-19 grâce à des sens de circulation uniques, des tables séparées pour le déjeuner et un soutien accru en cas de besoin. Je suis reconnaissant d’avoir pu suivre ma formation à la London School of Reflexology dans le respect des règles de distanciation sociale et de sécurité. Les retours ont été excellents : tous les participants étaient soulagés de pouvoir reprendre leurs cours. Un grand merci ! ”.

Si vous souhaitez réserver à l'avance votre prochaine formation, discuter avec l'équipe de la manière dont nous pourrions vous aider.