Regent's Conferences & Events comparte su experiencia en la gestión de un recinto durante la pandemia.

Superar los inimaginables desafíos de la COVID-19 ha sido una verdadera prueba para toda la industria, y como equipo de organización de eventos, Regent's ha aprendido más que nunca el papel que desempeña la comunicación en el éxito.

Conferencias y eventos de Regent Gracias a su condición de universidad, hemos tenido la fortuna de poder seguir operando con normalidad durante la mayor parte de la pandemia, dado que muchos de nuestros clientes han estado impartiendo programas de formación y capacitación. Hemos atendido a clientes habituales, siempre que ha sido posible, desde agosto del año pasado hasta el confinamiento actual.

Además de la estricta aplicación de medidas de seguridad y las exhaustivas evaluaciones de riesgos, tanto internas como para los clientes, la verdadera fórmula del éxito ha sido la comunicación y la perseverancia de nuestro personal.

 

Enlace con el cliente
Todos los clientes, independientemente del tipo o tamaño del evento, han recibido una sesión informativa exhaustiva antes de su llegada para que conozcan sus responsabilidades dentro del campus. Esto incluye, por lo general, el control de temperatura de los asistentes en recepción y el registro sin contacto, medidas de distanciamiento social tanto dentro de las salas como en todo el edificio, y la separación de grupos en áreas comunes como cafeterías y comedores. Comunicar nuestra condición de recinto seguro acreditado por la Meetings Industry Association (AIM) y por Visit Britain (‘We're Good to Go’) ha contribuido en gran medida a tranquilizar a los clientes sobre nuestros esfuerzos para garantizar la seguridad.

Lo más importante es que el equipo ha ayudado a los clientes con las evaluaciones de riesgos, los procedimientos de trabajo y el mantenimiento de una comunicación fluida para garantizarles a ellos y a sus delegados que las condiciones son seguras. Han estado presentes en el campus siempre que ha habido delegados y en todas las visitas guiadas, y han logrado superar este periodo sin un solo caso de COVID-19 en el campus.

La London School of Sports Massage lleva más de 25 años alquilando aulas en Regent's. Tras un evento reciente, comentaron: “Su equipo administrativo siempre nos ha brindado un excelente servicio y es un placer trabajar con ellos. En particular, su ayuda para que pudiéramos retomar nuestras clases tras el confinamiento por la COVID-19, así como los protocolos de salud y seguridad que implementaron, fueron fantásticos y les estamos enormemente agradecidos”.”

 

Comunicación interna del equipo
La comunicación dentro de nuestro pequeño equipo ha sido más importante que nunca, ya que hemos tenido que adaptarnos a nuevos horarios y turnos, teniendo en cuenta los permisos retribuidos y la escasez de personal en el campus. Las reuniones periódicas del equipo y el uso constante de nuestro grupo de WhatsApp nos han permitido tener claras las responsabilidades compartidas, estar al tanto de las novedades de los clientes y, sobre todo, apoyarnos mutuamente durante este periodo tan convulso.

Sobre el impacto de la pandemia, nuestra coordinadora de eventos, Esta Verzoviti, comentó: “Mi aprecio por formar parte de un equipo pequeño creció enormemente durante el último año. La incertidumbre nos unió aún más y nos apoyamos mutuamente tanto en lo profesional como en lo personal”.”

 

Comunicación entre campus
La necesidad de mantener la comunicación entre departamentos ha aumentado significativamente para compartir información sobre las regulaciones educativas en constante cambio y su impacto en el sector de la hostelería, y viceversa. Al ser una institución tan extensa en nuestro campus de 4,5 hectáreas, hemos tenido que aumentar la frecuencia de las reuniones y el número de departamentos con los que nos comunicamos para garantizar que se tengan en cuenta todas las actividades planificadas por la Universidad en su conjunto. Asumimos algunas de las responsabilidades de otros departamentos durante los fines de semana para minimizar la afluencia de personas al campus. Asimismo, diseñamos e implementamos un sistema más eficaz de registro de visitantes para nuestro departamento de instalaciones, con el fin de facilitar el rastreo de contactos, sistema que posteriormente se extendió a todos los visitantes.

Tras haber celebrado recientemente una experiencia introductoria y un evento de formación continua con nosotros, Bi-Aura International comentó: “Desde nuestra llegada, nos quedó muy claro que el lugar contaba con todas las medidas necesarias para garantizar la máxima seguridad durante la pandemia de COVID-19: el personal llevaba mascarillas, los pasillos estaban claramente señalizados con sistemas de circulación unidireccional y la distribución de las salas de reuniones facilitaba enormemente el cumplimiento del distanciamiento social. El auxiliar de catering que nos atendió con los refrigerios fue muy profesional y amable, ¡y nos sorprendió gratamente la oferta de deliciosas galletas gratuitas a nuestra llegada!».

“Regresamos una y otra vez, ya que todo el equipo se esfuerza al máximo para garantizar que todos disfrutemos de la experiencia, y nos gustaría agradecer a todo el equipo de conferencias de la Universidad Regent's por su apoyo en la planificación de eventos durante estos tiempos de constante cambio.”

Otro cliente comentó: “Rafael y su equipo de eventos han logrado que mis eventos se desarrollen de forma segura frente a la COVID-19, con sistemas de circulación unidireccional, mesas separadas para el almuerzo y mucha ayuda adicional cuando fue necesario. Agradezco que esto haya permitido que mi formación con la London School of Reflexology se llevara a cabo de forma segura y con distanciamiento social, y la respuesta ha sido fantástica; todos están aliviados de poder retomar sus cursos, así que muchas gracias”.

Si desea reservar con anticipación su próximo curso de capacitación, Habla con el equipo sobre cómo podríamos ayudar.