Regent's Conferences & Events teilt seine Erfahrungen bei der Organisation eines Veranstaltungsortes während der Pandemie.

Sich in den unvorstellbaren Herausforderungen von COVID-19 zurechtzufinden, war eine echte Bewährungsprobe für die gesamte Branche, und als Veranstaltungsteam hat Regent's mehr denn je gelernt, welche Rolle die Kommunikation für den Erfolg spielt.

Regent's Konferenzen und Veranstaltungen Dank unserer Zugehörigkeit zu einer Universität konnten wir den Geschäftsbetrieb während des Großteils der Pandemie glücklicherweise sicher fortführen, da viele unserer Kunden Schulungs- und Weiterbildungsprogramme durchgeführt haben. Wir hatten, wo immer es erlaubt war, seit August letzten Jahres bis zum aktuellen Lockdown Stammkunden.

Neben der strikten Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen und gründlichen Risikobewertungen sowohl intern als auch für Kunden war die eigentliche Erfolgsformel die Kommunikation und Beharrlichkeit unserer Mitarbeiter.

 

Kundenbetreuung
Alle Kunden, unabhängig von Art und Größe ihrer Veranstaltung, wurden vor ihrer Ankunft vor Ort ausführlich eingewiesen, um ihre Verantwortlichkeiten auf dem Gelände zu kennen. Dazu gehören in der Regel die Temperaturmessung der Teilnehmer am Empfang und die kontaktlose Registrierung, die Einhaltung von Abstandsregeln sowohl in den Räumlichkeiten als auch im gesamten Gebäude sowie die Trennung von Gruppen in öffentlichen Bereichen wie Cafés und Speiseräumen. Die Kommunikation unseres Status als ‘AIM Secure’-zertifizierter Veranstaltungsort der Meetings Industry Association und als „We’re Good to Go“-zertifizierter Veranstaltungsort von Visit Britain hat wesentlich dazu beigetragen, das Vertrauen unserer Kunden in unsere Sicherheitsmaßnahmen zu stärken.

Am wichtigsten ist, dass das Team Kunden bei Risikobewertungen und Arbeitsanweisungen unterstützt und für eine offene Kommunikation gesorgt hat, um ihnen und ihren Teilnehmern die Sicherheit der Bedingungen zu gewährleisten. Sie waren immer vor Ort, wenn Teilnehmer anwesend waren, und haben jede potenzielle Besichtigung begleitet. Dabei ist es ihnen gelungen, den gesamten Zeitraum ohne einen einzigen COVID-Fall auf dem Campus zu überstehen.

Die London School of Sports Massage mietet seit über 25 Jahren Unterrichtsräume im Regent’s College. Nach einer kürzlich stattgefundenen Veranstaltung erklärte sie: “Das Verwaltungsteam hat uns stets hervorragend betreut, und die Zusammenarbeit ist eine Freude. Insbesondere ihre Unterstützung bei der Wiederaufnahme unserer Kurse nach dem Covid-Lockdown sowie die von ihnen eingeführten Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen waren fantastisch, und wir sind ihnen sehr dankbar.”

 

Interne Teamkommunikation
Die Kommunikation innerhalb unseres kleinen Teams war wichtiger denn je, da wir uns an neue Zeitpläne und Dienstpläne anpassen mussten, die Kurzarbeit und die begrenzte Anzahl an Mitarbeitern auf dem Campus berücksichtigten. Regelmäßige Teamsitzungen und die ständige Nutzung unserer WhatsApp-Gruppe haben es ermöglicht, dass alle die gemeinsamen Verantwortlichkeiten kannten, über Kundenneuigkeiten informiert blieben und sich vor allem in dieser unglaublich turbulenten Zeit gegenseitig unterstützten.

Zu den Auswirkungen der Pandemie sagte unsere Veranstaltungskoordinatorin Esta Verzoviti: “Meine Wertschätzung dafür, Teil eines kleinen Teams zu sein, ist im vergangenen Jahr enorm gewachsen. Die Unsicherheit hat uns enger zusammengeschweißt, und wir haben uns gegenseitig sowohl beruflich als auch persönlich unterstützt.”

 

Campusübergreifende Kommunikation
Die Notwendigkeit, die Kommunikation zwischen den Abteilungen aufrechtzuerhalten, hat deutlich zugenommen, um Einblicke in die sich ständig ändernden Bildungsbestimmungen und deren Auswirkungen auf den Gastgewerbebereich auszutauschen – und umgekehrt. Als so weitläufige Einrichtung auf unserem 4,5 Hektar großen Gelände mussten wir die Häufigkeit unserer Besprechungen erhöhen und die Anzahl der Abteilungen, mit denen wir kommunizieren, ausweiten, um sicherzustellen, dass alle anderen von der Universität geplanten Aktivitäten berücksichtigt werden. Wir haben einige der Aufgaben anderer Abteilungen an Wochenenden übernommen, um die Anzahl der Personen, die auf den Campus kommen müssen, zu minimieren. Außerdem haben wir ein effektiveres System zur Erfassung von Delegierten unserer Gebäudeverwaltung für die Kontaktnachverfolgung entwickelt und implementiert, das wir anschließend auf alle Campusbesucher ausgeweitet haben.

Nachdem Bi-Aura International kürzlich eine Einführungsveranstaltung und ein CPD-Seminar bei uns abgehalten hatte, teilte das Unternehmen mit: “Bereits bei unserer Ankunft war uns klar, dass der Veranstaltungsort alle notwendigen Vorkehrungen getroffen hatte, um während der COVID-19-Pandemie größtmögliche Sicherheit zu gewährleisten: Die Mitarbeiter trugen Masken, die Flure waren deutlich mit Einbahnstraßen gekennzeichnet und die Raumaufteilung ermöglichte die problemlose Einhaltung der Abstandsregeln. Die Mitarbeiterin des Caterings, die uns mit Erfrischungen versorgte, war professionell und sehr freundlich, und wir freuten uns über die kostenlosen, leckeren Kekse bei unserer Ankunft!“

“Wir kommen immer wieder gerne zurück, da das gesamte Team sein Möglichstes tut, um sicherzustellen, dass wir alle das Erlebnis genießen, und möchten uns beim gesamten Konferenzteam der Regent's University für die Unterstützung bei der Veranstaltungsplanung in diesen sich ständig verändernden Zeiten bedanken.”

Ein weiterer Kunde kommentierte: “Rafael und sein Veranstaltungsteam haben dafür gesorgt, dass sich meine Veranstaltungen dank Einbahnstraßenregelungen, getrennten Tischen beim Mittagessen und zusätzlicher Unterstützung bei Bedarf absolut sicher anfühlten. Ich bin dankbar, dass meine Ausbildung an der London School of Reflexology dadurch unter Einhaltung der Abstandsregeln und auf sichere Weise stattfinden konnte. Das Feedback war fantastisch, alle sind erleichtert, ihre Kurse wieder aufnehmen zu können. Vielen Dank!”.

Wenn Sie Ihren nächsten Schulungskurs im Voraus buchen möchten, Besprechen Sie mit dem Team, wie wir helfen können.