El Centro QEII ofrece consejos clave para organizar un evento exitoso con distanciamiento social.

Como el Centro QEII Stuart Drummond y Jessica Blankson, del equipo de gestión de eventos del recinto, se preparan para volver a organizar eventos a partir del 1 de octubre y nos cuentan cómo esperan recuperar la emoción de los eventos en directo, además de ofrecer algunos consejos sobre cómo organizar un evento manteniendo el distanciamiento físico.

¿Qué es lo que más esperas cuando el Centro vuelva a abrir sus puertas?

Estamos deseando volver al Centro y retomar la organización de eventos. La interacción con nuestros clientes y la organización de eventos exitosos es lo que nos motiva, y realmente lo hemos echado de menos durante los últimos meses.

Nada puede superar la experiencia y el ambiente de un evento en vivo: el bullicio de los delegados interactuando y estableciendo contactos, el silencio mientras los oradores ofrecen presentaciones líderes y decisivas en la industria, y el delicioso aroma del servicio de catering, entre otras cosas.

No estar en el Centro ha sido muy extraño, ¡ya que normalmente pasamos mucho tiempo allí! Nos gusta mantenernos ocupados y tener una rutina diaria que nos proporciona la planificación y organización de eventos, y será genial recuperarla, ya que ha sido un verano de incertidumbre tanto para nosotros como para nuestros clientes.

 

¿Qué garantías puede ofrecer a sus clientes sobre la seguridad de celebrar un evento después de la COVID-19?

Hemos constatado que los clientes se han sentido tranquilos gracias al trabajo realizado como sector durante el verano para preparar los espacios y garantizar su reapertura. En el Centro QEII, hemos podido proporcionar planos de la capacidad de las salas, así como vídeos y documentos que muestran cómo se desarrollarán los eventos en el Centro. Creo que esto ha ayudado a mostrar a los clientes las medidas que estamos implementando para garantizar su seguridad y la de sus asistentes.

Recomendamos a los clientes que programen visitas a las instalaciones para que puedan comprobar personalmente las medidas implementadas y comprender el recorrido que seguirán los asistentes desde su llegada hasta su salida del evento. Esto también les brindará tranquilidad en cuanto a su propia salud y seguridad, así como la de su personal, por ejemplo, gracias a la instalación de mamparas protectoras en los escritorios. Además, les permitirá preguntar sobre algunas de las medidas clave que se han implementado, como los protocolos de limpieza.

 

¿Cuáles son sus cinco mejores consejos para los clientes a la hora de tener en cuenta el distanciamiento físico?

Aunque a veces se olvide, el principio para organizar un evento es muy similar al de antes de la COVID-19. Los principales cambios radican en la información que se debe comunicar a los asistentes y en la forma en que se gestionan algunos procesos, como el registro. Nuestros consejos se centran en la comunicación previa al evento y en la colaboración con el lugar del evento para garantizar el distanciamiento físico.

1. Elimine las filas y colas mediante el registro previo de los delegados.
2. Asegúrese de que sus delegados lleguen preparados al evento (por ejemplo, que sepan que no se les permitirá la entrada si tienen la temperatura demasiado alta, si deben usar mascarillas y cuándo deben y no deben usarlas, etc.).
3. Asegúrese de conocer la capacidad de las salas que ha alquilado e identifique si necesita trasladarse a un espacio más grande.
4. Reduzca la posibilidad de aglomeraciones; por ejemplo, considere escalonar los descansos para controlar el número de delegados que se desplazan en cada momento.
5. Contar con personal y ayudantes disponibles el día del evento para gestionar el flujo de personas y garantizar que los delegados sigan el sistema de entrada y salida de las salas en un solo sentido.

 

¿Qué preguntas deberían hacerle los clientes a su organizador de eventos al planificar un evento?

Como esto es nuevo tanto para nosotros como para nuestros clientes, recibimos preguntas nuevas constantemente, pero hay algunas preguntas frecuentes que con gusto compartiremos:

• ¿Cuántos delegados podrán acceder a los espacios que el cliente ha reservado / al recinto en su conjunto?
• ¿Cuántos otros eventos se celebrarán en el mismo recinto el mismo día y cómo se organizará esto?
• ¿Cómo se verá el espacio para eventos con las capacidades limitadas al distanciamiento físico?
• ¿Cuántos stands de exposición están permitidos? ¿Cómo varía esto según el tipo de stand?
• ¿Dónde pueden ubicar los clientes al personal/ayudantes para gestionar el evento? ¿Tendré que respetar el sistema de circulación unidireccional?
• ¿Cómo se servirá el servicio de catering?
• ¿Será necesario usar mascarillas durante el evento?
• ¿Qué tecnologías u opciones existen para sustituir la manipulación de objetos?

Estamos deseando que se reanuden los eventos y poder volver a ver a todos nuestros clientes en persona en el Centro QEII. Ha sido genial mantenernos en contacto con ustedes a través de Zoom, Teams y otras plataformas, ¡pero nada se compara con la sensación de verlos cara a cara!