Renforcer la confiance dans les événements hybrides avec IET Londres : Savoy Place

Le terme ‘ événements hybrides ’, qui combine des éléments d'un événement en présentiel avec un public virtuel, est plus courant que jamais. Comme pour toute nouveauté, de nombreux organisateurs d'événements auront probablement des appréhensions quant à l'organisation d'un événement hybride pour la première fois, mais les lieux axés sur la technologie IET Londres : Savoy Place a répondu à ces préoccupations potentielles par des observations rassurantes et des conseils précieux.

Et si la technologie me laissait tomber ?
Cette année, les appels Zoom interrompus et les écrans d'ordinateur figés en pleine conversation sont devenus monnaie courante. Heureusement, collaborer avec un lieu doté d'une technologie de pointe pour les événements, sélectionnée par des professionnels de l'audiovisuel expérimentés, permet d'atténuer ces désagréments. Investir dans une production de qualité, c'est s'assurer de ne plus avoir à se soucier du son ni des problèmes techniques.

Pour rassurer davantage le public, il existe des moyens de minimiser encore plus les risques, par exemple en combinant des séquences préenregistrées et des séances de questions-réponses en direct. Avec une équipe de professionnels compétents derrière la caméra, la production peut se dérouler sans accroc, donnant l'illusion d'un événement entièrement en direct, tout en soulageant considérablement les intervenants et l'organisateur, grâce à la préparation préalable d'une grande partie du contenu. Cela permet également de consacrer du temps au montage et à l'amélioration des séquences, ou encore d'ajouter des écrans d'attente pertinents entre les sessions.

 

Je n'ai aucune expérience dans l'organisation d'événements hybrides.
Voilà pourquoi vous travaillez avec des gens qui en ont ! L'avantage de collaborer avec un lieu qui peut fournir sa propre équipe audiovisuelle et de tournage, c'est qu'il ne s'agit pas simplement d'un groupe sporadique de personnes expérimentées qui se réunissent pour gérer votre événement, mais d'une équipe intégrée d'experts connaissant chaque recoin et chaque angle du lieu.

Collaborer avec un lieu dédié confère une crédibilité bien plus grande à un événement hybride, grâce à un décor et un éclairage impressionnants, difficilement reproductibles par une simple plateforme en ligne. Vous seriez surpris de constater à quel point l'expérience acquise par un organisateur d'événements en présentiel est transposable en termes de stratégie, d'organisation et de souci du détail. Ainsi, s'associer à une équipe audiovisuelle et à un coordinateur interne garantit une organisation sans faille.

 

Tout cela semble assez coûteux à exploiter
Le coût d'un événement hybride englobe l'expertise et l'expérience d'une équipe de professionnels de l'événementiel, ainsi que tout le matériel technique nécessaire à une production et une diffusion en direct de qualité. Il existe cependant des moyens de réaliser des économies et de réduire les coûts. Par exemple, alors que la majeure partie du budget d'un grand événement aurait été consacrée à la location d'une salle pouvant accueillir 500 personnes, un espace beaucoup plus petit peut désormais être loué, la plupart des participants se connectant virtuellement, ce qui réduit considérablement les frais de location. De même, la réduction des dépenses de restauration est probablement le moyen le plus économique de réaliser des économies et de dégager un budget supplémentaire pour couvrir les coûts liés à la technologie, à l'audiovisuel et aux solutions de diffusion.

En fonction de la taille et du type d'événement, il devrait être tout à fait possible de dépenser moins pour un événement hybride que pour un événement entièrement en présentiel.

 

La technologie n'est pas mon point fort.
Ce n'est pas une obligation. Un organisateur doit cependant choisir une plateforme adaptée aux objectifs de son événement. Par exemple, est-il essentiel d'intégrer la marque en ligne des sponsors ou de faciliter l'interaction entre les différents publics lors des séminaires ? De nombreuses démonstrations gratuites sont disponibles en ligne, et les organisateurs devraient tester différentes plateformes en participant à des événements en ligne.

La maîtrise des aspects techniques est en grande partie transférée au lieu de l'événement, ce qui allège la charge de travail de l'organisateur. L'équipe événementielle du lieu doit être capable de vulgariser le jargon technique afin de fournir à l'organisateur les informations nécessaires sans le noyer sous un flot de termes techniques inutiles.

 

Comment puis-je maintenir l'engagement des délégués ?
On peut affirmer que les événements hybrides offrent encore plus d'opportunités d'interaction que les événements en présentiel, notamment pour les personnes qui manquent d'assurance pour prendre la parole en personne. Certaines plateformes sont conçues spécifiquement pour encourager l'interaction et proposent des messageries instantanées pour le réseautage et les questions-réponses. D'autres, comme Slido et les sondages en ligne, permettent de recueillir des données et des opinions en temps réel. Cette technologie, souvent utilisée lors de conférences et de sessions de formation en présentiel, est tout aussi efficace pour les participants virtuels.

Une grande partie des interactions lors d'événements en présentiel se déroule désormais en ligne. Les participants peuvent tweeter pendant une conférence ou partager leurs opinions en ligne pour engager une conversation virtuelle tout en étant physiquement présents à l'événement. Nous conseillons aux organisateurs d'encourager les participants à faire de même lors d'événements hybrides.

 

Cinq conseils clés pour organiser un événement hybride réussi :

1. Choisissez une plateforme de streaming adaptée à vos besoins.
2. Soyez ouverts d'esprit quant au format de l'événement et au nombre de participants en présentiel, afin qu'il puisse être adapté rapidement en fonction des nouvelles directives gouvernementales.
3. Envisagez d'intégrer une combinaison de contenu préenregistré et de diffusion en direct.
4. Choisissez un lieu expérimenté pour son expertise et la crédibilité de votre événement.
5. Interagissez avec votre public, qu'il soit présent physiquement ou virtuellement.