Vertrauen in hybride Veranstaltungen mit IET London: Savoy Place

Der Begriff ‘Hybrid-Event’, der Elemente einer Live-Veranstaltung mit einem virtuellen Publikum kombiniert, ist derzeit häufiger zu hören als je zuvor. Wie bei allem Neuen und weitgehend Ungewohnten werden viele Veranstalter wahrscheinlich einige Vorbehalte haben, wenn sie zum ersten Mal ein Hybrid-Event durchführen. IET London: Savoy Place hat auf diese potenziellen Bedenken mit einigen beruhigenden Erkenntnissen und hilfreichen Tipps reagiert.

Was, wenn die Technik mich im Stich lässt?
Wir alle haben uns in diesem Jahr an abgebrochene Zoom-Konferenzen und eingefrorene Bildschirme mitten im Gespräch gewöhnt. Doch die Zusammenarbeit mit einem Veranstaltungsort, der über modernste Technik verfügt und von erfahrenen AV-Profis ausgewählt wurde, kann diese Sorgen lindern. Wer in eine professionelle Produktion investiert, muss sich keine Gedanken um Ton oder technische Probleme machen.

Um die Nervosität weiter zu reduzieren, gibt es Möglichkeiten, das Risiko noch weiter zu minimieren, beispielsweise durch die Kombination von vorab aufgezeichnetem Material und Live-Fragerunden. Mit einem professionellen Team hinter der Kamera lässt sich so eine reibungslose Produktion realisieren, die den Eindruck einer Live-Veranstaltung erweckt, aber den Druck von den Referenten und dem Veranstalter erheblich nimmt, da ein Großteil des Veranstaltungsinhalts im Voraus vorbereitet ist. Dies ermöglicht zudem die zeitnahe Bearbeitung und Optimierung des Materials sowie das Einblenden von passenden Zwischensequenzen.

 

Ich habe keine Erfahrung mit der Durchführung von Hybridveranstaltungen.
Deshalb arbeitet man mit Leuten zusammen, die Erfahrung haben! Der Vorteil eines Veranstaltungsortes, der über ein eigenes AV- und Filmteam verfügt, liegt darin, dass es sich nicht nur um eine zufällig zusammengewürfelte Gruppe erfahrener Personen handelt, die Ihre Veranstaltung durchführen, sondern um ein integriertes Expertenteam, das jeden Winkel und jede Ecke des Veranstaltungsortes kennt.

Die Zusammenarbeit mit einem Veranstaltungsort verleiht einem Hybrid-Event deutlich mehr Glaubwürdigkeit. Eine beeindruckende Kulisse und Beleuchtung lassen sich durch eine einfache Online-Plattform nur schwer ersetzen. Sie werden überrascht sein, wie viel Erfahrung von Eventmanagern in der Durchführung von Live-Veranstaltungen – insbesondere in Bezug auf Strategie, Organisation und Detailgenauigkeit – übertragbar ist. Die Kooperation mit einem AV-Team und einem internen Koordinator stellt sicher, dass alle Aspekte für eine reibungslose Durchführung abgedeckt sind.

 

Der Betrieb klingt alles ziemlich teuer.
Die Kosten für eine Hybridveranstaltung decken das Fachwissen und die Erfahrung eines Teams von Veranstaltungsprofis sowie die gesamte technische Ausstattung für eine hochwertige Produktion und Streaming-Plattform ab. Es gibt jedoch Möglichkeiten, Kosten zu sparen und die Ausgaben zu senken. Während bei größeren Veranstaltungen beispielsweise der Großteil des Budgets für die Anmietung eines Veranstaltungsortes mit 500 Plätzen aufgewendet werden musste, kann nun ein deutlich kleinerer Raum angemietet werden, da die meisten Teilnehmer virtuell teilnehmen. Dadurch reduzieren sich die Mietkosten erheblich. Ebenso ist die Reduzierung des Caterings wahrscheinlich die größte Sparmöglichkeit und schafft zusätzliches Budget für Technologie, AV-Technik und Übertragungslösungen.

Je nach Größe und Art der Veranstaltung dürfte es durchaus plausibel sein, bei einer Hybridveranstaltung weniger auszugeben als bei einer reinen Live-Veranstaltung.

 

Technologie ist nicht meine Stärke.
Das muss nicht sein. Veranstalter sollten jedoch eine Plattform wählen, die zu ihren Veranstaltungszielen passt. Ist beispielsweise die Integration von Online-Branding für Sponsoren oder die einfache Einbindung verschiedener Zielgruppen während Seminaren von zentraler Bedeutung? Es gibt zahlreiche kostenlose Demos zum Testen, und Veranstalter sollten selbst an Online-Veranstaltungen teilnehmen, um die verschiedenen Plattformen in der Praxis kennenzulernen.

Ein Großteil der Verantwortung für das technische Verständnis wird an den Veranstaltungsort übertragen, was den Druck auf den Organisator erneut verringert. Das Veranstaltungsteam des Veranstaltungsortes sollte in der Lage sein, die Fachbegriffe verständlich zu erklären, sodass der Organisator genügend Details erhält, ohne mit unnötigem Fachjargon überfordert zu werden.

 

Wie kann ich die Delegierten aktiv einbinden?
Bei hybriden Veranstaltungen bieten sich sogar noch mehr Möglichkeiten zur Interaktion als bei Präsenzveranstaltungen, insbesondere für diejenigen, die sich vor Publikum nicht trauen, das Wort zu ergreifen. Bestimmte Plattformen sind speziell darauf ausgelegt, Interaktion zu fördern und bieten Chatfunktionen für Networking und Fragerunden. Andere, wie Slido und Online-Umfragen, ermöglichen die Erfassung von Daten und Meinungen in Echtzeit. Diese Technologie wird häufig bei Präsenzkonferenzen und Schulungen auf Messen eingesetzt und ist auch für virtuelle Teilnehmer äußerst effektiv.

Ein Großteil der Interaktion bei Präsenzveranstaltungen hat sich bereits ins Virtuelle verlagert. Teilnehmer twittern während einer Konferenz oder tauschen sich online über ihre Meinungen aus, um virtuelle Gespräche anzustoßen, obwohl sie physisch vor Ort sind. Wir empfehlen Veranstaltern daher, die Teilnehmer auch bei hybriden Veranstaltungen dazu zu ermutigen.

 

Fünf Top-Tipps für die erfolgreiche Durchführung einer Hybridveranstaltung:

1. Wählen Sie eine geeignete Streaming-Plattform, die Ihren Bedürfnissen entspricht.
2. Seien Sie hinsichtlich des Veranstaltungsformats und der Anzahl der Teilnehmer vor Ort flexibel, damit die Veranstaltung kurzfristig an neue Regierungsrichtlinien angepasst werden kann.
3. Erwägen Sie die Integration einer Kombination aus vorab aufgezeichneten Inhalten und Live-Streaming.
4. Nutzen Sie die Expertise und Glaubwürdigkeit eines erfahrenen Veranstaltungsortes.
5. Interagieren Sie sowohl mit Ihrem Live- als auch mit Ihrem virtuellen Publikum.