RSA House et le traiteur CH&CO organisent leur premier événement hybride ‘ Plus sûr ’ avec Hire Space.

Lieu d'événements primé au cœur de Londres RSA House, En août, les spécialistes de la restauration CH&CO et la plateforme de réservation d'événements Hire Space ont uni leurs forces pour organiser ensemble leur premier ‘ événement plus sûr ’.

La journée stratégique organisée par Hire Space a permis à leur équipe de reprendre le travail dans l'un de leurs établissements agréés ‘ Safer Venues ’ et de se retrouver pour des échanges informels qui se faisaient attendre. L'objectif de RSA était de mettre en pratique toutes les nouvelles procédures et de relancer ses événements, tandis que CH&CO lançait ses nouveaux menus sécurisés et RSA son offre d'événements hybrides, en partenariat avec Radiance Production.

L'événement s'est déroulé dans le respect des consignes de sécurité définies dans le livre blanc ‘ Événements plus sûrs : un cadre d'action ’, conformément aux recommandations des autorités de santé publique, gouvernementales et professionnelles. Vingt membres de l'équipe Hire Space étaient présents physiquement, tandis que dix autres y ont participé virtuellement depuis le monde entier. Dans un sondage réalisé après l'événement, les participants ont attribué à ce dernier une note de sécurité de 9,2 sur 10.

La journée a débuté par l'arrivée échelonnée des invités et la prise de leur température sans contact par un membre de l'équipe d'accueil de RSA. À leur entrée, les invités se sont désinfecté les mains et ont reçu une lingette désinfectante ‘ Safer Events ’ ainsi qu'un dispositif leur permettant d'ouvrir les portes sans contact dans tout le lieu – une initiative très judicieuse, comme le souligne un membre de l'équipe de Hire Space :, “ Les mesures sanitaires mises en place étaient nombreuses, ce qui était rassurant. Le gel hydroalcoolique, les masques et les clés en laiton à l'entrée ont donné le ton d'un événement sécurisé dès le départ. ”.

Une signalétique complète a été mise en place dans l'ensemble du site, incluant des marquages au sol extérieurs pour garantir une distance physique de deux mètres et gérer les files d'attente. De plus, un marquage au sol, ainsi qu'une signalétique numérique et humaine dans les espaces événementiels et les zones publiques, ont permis de gérer un flux de circulation à sens unique afin de limiter les interactions entre le personnel et les invités. Dans un questionnaire post-événement envoyé à l'équipe de Hire Space, les invités ont attribué une note de 9,2 à leur sentiment général de sécurité.

Dans la matinée, l'équipe de Hire Space a visité les lieux en compagnie de l'équipe commerciale de la RSA, découvrant ainsi les 11 espaces événementiels uniques et polyvalents que propose le RSA. Parmi ces espaces figuraient les salles Prince Philip et Romney, récemment rénovées, les emblématiques Voûtes et l'auditorium aux murs de briques apparentes, plein de charme. Laura Pearce, directrice des ventes de la RSA House, déclare :, “ Après des semaines de préparation minutieuse pour que la salle soit prête à rouvrir avec des procédures de sécurité renforcées, nous étions ravis d'organiser notre premier événement Safer Event avec Hire Space. Ce fut l'occasion pour nous tous de découvrir la ‘ nouvelle normalité ’ et de tirer des enseignements des nouveaux processus mis en place. ”. Laura poursuit en disant, “ Il est primordial de rassurer nos clients et le secteur : malgré le contexte actuel, nous pouvons organiser des événements en toute sécurité, en respectant les consignes sanitaires et en préservant l'esprit de chaque occasion. Nous sommes prêts à vous accueillir à nouveau et nous avons hâte de vous proposer d'autres événements dans les semaines et les mois à venir ! ”

Les stands en libre-service étant désormais obsolètes, l'équipe de la RSA a géré l'ensemble du service de restauration derrière des cloisons en plexiglas afin de limiter les contacts. Les petits déjeuners individuels, riches en énergie, contenaient un yaourt grec à la compote de fruits rouges, un muffin aux myrtilles, un flapjack et un smoothie banane-fruits rouges. Les bentos espagnols, notamment ceux garnis de charcuterie de chez Brindisa (Borough Market), ont fait sensation.

L'après-midi s'est déroulée dans la majestueuse Grande Salle, chargée d'histoire et offrant un cadre exceptionnel pour tout événement. La session hybride a débuté par un discours de bienvenue de Charlotte Sumners, responsable du développement commercial de la RSA, qui a retracé l'histoire de la RSA et du bâtiment, et présenté les domaines d'activité actuels de l'association. Les bénéfices des événements organisés sur place financent ces programmes, notamment ‘ L'avenir du travail ’, ‘ Un avenir régénérateur/Durabilité ’ et ‘ Une éducation équitable ’. Amanda Ursell, nutritionniste certifiée chez CH&CO, est intervenue en visioconférence depuis l'Italie pour aborder le thème ‘ L'alimentation peut optimiser le système immunitaire ’ et a partagé des conseils précieux pour lutter contre la fatigue visuelle.

La journée s'est conclue par une séance de cinéma privée dans l'auditorium de Durham Street, une salle de projection ultra-confortable et pleine de charme, construite sur le dernier tronçon pavé d'une rue victorienne du XVIIIe siècle. Les invités ont pu échanger en toute sécurité, assis à deux mètres de distance les uns des autres, tout en profitant du film de leur choix. CH&CO Du pop-corn préemballé et des bonbons en vrac sont servis, contribuant à une expérience cinématographique authentique.

RSA House a récemment obtenu les certifications ‘ Safer Events ’ de Hire Space et ‘ Good to Go ’ de Visit England. Le lieu est ouvert pour l'organisation de réunions et de mariages jusqu'à 30 personnes, ainsi que pour tous autres événements à partir de 100 personnes.^St Octobre (sous réserve des directives gouvernementales).